Terdapat dua alasan bagi seseorang untuk mengurus BPKB. Surat yang merupakan dokumen penting kendaraan bermotor ini merupakan sesuatu yang harus dimiliki seseorang yang memiliki kendaraan bermotor. Tanpa dokumen ini akan ada banyak masalah yang terjadi terutama pada saat melakukan transaksi jual beli, memperpanjang pelat nomor, atau pada saat melakukan balik nama. Memiliki dokumen penting ini sangat penting pada saat kepemilikan kendaraan berpindah. Hal ini disebabkan karena buku ini memang ditujukan untuk menyimpan semua sejarah kepemilikan kendaraan.
Untuk melakukan perpindahan kepemilikan kendaraan seseorang harus memiliki dokumen yang lengkap seperti dokumen BPKB, STNK, identitas pemilik lama dan pemilik baru, dan berbagai dokumen lain yang cukup penting seperti surat kuasa pengambilan bpkb no 1 yang memang dibutuhkan pada saat mengambil BPKB yang sudah selesai. Proses yang dilakukan cukup panjang dan melibatkan berbagai proses di beberapa instansi.
Pengurusan Pencabutan Arsip dan Perpindahan Kendaraan
Normalnya ketika semua surat-surat lengkap seseorang akan mengurus balik nama dengan menggunakanย dokumen awal berupa STNK, dan BPKB serta identities pemilik kendaraan berupa fotokopi KTP atau semacamnya. Proses pengurusan ini ditujukan untuk memeriksa pajak dan pencabutan berkas. Lokasi pengurusan adalah tempat dimana kendaraan ini didaftarkan pada awalnya. Biasanya samsat yang bertanggungjawab untuk masalah penyimpanan berkas harus memiliki ruangan arsip yang besar jadi seseorang bisa menebak lokasi berkas pada samsat terdekat dengan domisili pemilik kendaraan sebelumnya atau bertanya langsung pada pemilik kendaraan.
Tanpa mengetahui lokasi arsip akan sedikit sulit bagi seseorang untuk menemukan berkas kendaraan karena mereka akan diarahkan pada berbagai samsat sampai arsip dari kendaraan tersebut didapatkan. Arsip ini penting karena berisi berbagai dokumen misalnya BPKB pemilik sebelumnya dan berbagai hal lain yang menunjukkan bahwa kendaraan ini adalah sesuatu yang legal untuk dimiliki dan diperjual belikan.
Biasanya penjual kendaraan sudah memiliki arsip kendaraan ini di tempat mereka atau diminta untuk mengurusi pencabutan arsip ini sebagai salah satu persyaratan perjual belian. Walaupun demikian tidak semua orang mau melakukan hal ini sehingga tidak jarang permasalahan ini harus dibebankan pada pembeli kendaraan. Pembeli kendaraan bekas bisa saja menyuruh orang lain untuk mengurusi dokumen kendaraan sampai selesai. Untuk melakukan hal ini sebuah bentuk surat kuasa seperti yang ditampilkan pada contoh surat kuasa pengambilan bpkb no 2 harus disediakan. Surat kuasa ini merupakan surat yang dibuat antara pihak pengurus dokumen dengan pemilik baru kendaraan untuk masalah pengambilan dokumen mobil dalam bentuk BPKB.
Dengan adanya surat ini siapapun bisa mengambil dokumen BPKB yang sudah selesai tentu saja dengan tambahan dokumen seperti identitas pemegang kuasa dan surat kuasa itu sendiri. Untuk melakukan pengurusan secara menyeluruh maka dokumen lain juga harus disediakan seperti dokumen kuasa pengurusan BPKB dan dokumen kuasa pengambilan Arsip dari kantor arsip kendaraan bermotor. Pada pengurusan BPKB pada saat arsip mobil dipindahkan semua dokumen kuasa ini harus dilampirkan.
Penyelesaian Dokumen Baru Kendaraan
Penyelesaian pengurusan dokumen ini tidak sebentar. Pada saat mengurusi dokumen arsip dan mencabut arsip seseorang harus mendatangi samsat pagi-pagi dan mengurusi pemeriksaan pajak kendaraan. Selanjutnya proses pencabutan dokumen dilakukan hingga surat pencabutan dokumen dikeluarkan dalam bentuk formulir setelah formulir diisi maka orang tersebut harus mengantri di bagian arsip dan menunggu nama mereka dipanggil. Segera setelah arsip didapatkan seseorang dapat langsung mengunjungi samsat tujuan jika masih sempat.
Di samsat tujuan sebuah proses yang disebut cek fisik harus dilakukan. Proses ini tidak akan selesai dengan cepat dan akan melibatkan antaean yang panjang karena banyak urusan kendaraan bermotor melibatkan proses ini. Proses bisa saja harus dilanjutkan pada hari berikutnya karena keterbatasan waktu. Setelah cek fisik urusan perpindahan kendaraan akan dilakukan. Ada sedikit biaya yang dilibatkan dalam urusan ini yang biasanya dilakukan dengan sistem transaksi langsung pada loket yang sudah disediakan di samsat.
Proses pengurusan di samsat tujuan ini akan menghasilkan dokumen kendaraan sementara yang nantinya akan digunakan untuk mengambil dokum seperti STNK, pelat nomor dan BPKB mobil. Biasanya STNK akan selesai lebih dahulu yaitu pada saat urusan pada samsat tujuan ini selesai dijalani. Jika tidak maka ada waktu tunggu selama seminggu hingga semua proses selesai. Selanjutnya dokumen termasuk pelat nomor sudah dapat diambil. Pada samsat tertentu bisa jadi terdapat penundaan penyelesaian BPKB hingga 1 bulan atau lebih.
Proses pengurusan dokumen kendaraan ini memang selalu lebih panjang pada saat waktu tunggu sampai dokumen selesai. Pelat nomor akan keluar bersama STNK. Jika STNK akan selesai dengan hari yang sama dengan pengurusan maka besar kemungkinan pelat nomor baru akan keluar pada saat yang sama. Jika tidak akan ada jeda selama seminggu untuk pelat nomor atau bisa juga diambil keesokan harinya.
Pengambil BPKB selalu terjadi lebih akhir. Pengambilan dokumen ini bisa saja membutuhkan surat seperti contoh surat kuasa pengambilan bpkb no 3 yang akan digunakan seseorang untuk mewakili mengambil BPKB baru dari samsat.ย Surat ini tidak akan dibutuhkan jika pemilik mobil menjalani urusan balik nama ini sendiri.